Nå er vi alle @uib.no!

Tore Burheim

IT-Direktør Tore Burheim

Dere har kanskje lagt merke til at noen har begynt å sende epost fra navn@uib.no? Fra desember har IT-avdelingen gjort det mulig å bruke en forenklet epost-adresse hvor man ikke lengre er nødt til å sette arbeidsstedet mellom alfrakrøll og første punktum. I følge IT-avdelingens wiki-side, har alle ansatte i sentraladministrasjonen allerede skiftet sine epost-adresser, og resten vil være på plass til den 20. mars (slik vi i UiBeta forstår det, kan du antagelivis bruke den allerede nå). De med omstillingsvegring kan heldigvis slappe av, den gamle epost-adresssen vil virke i minst ti år til.

Nye epostadresser for orginasjonen er jo en slags IKT-milepæl; vi sendte derfor et elektronisk brev til IT-direktør Tore Burheim og spurte han noen spørsmål om UiB og epost.

– Hvor mange epostadresser er egentlig tilknyttet UiB i dag?

Vi har ca 32 000 e-postkontoer knyttet til UiB, og ca 3 000 e-postlister.

– Wow, det var mange! Hvordan i all verden klarer dere å holde styr på alt?

Vi har flinke folk. Vi bruker oppdaterte og effektive løsninger hvor mengden av adresser i liten grad påvirker systemenes kapasitet. Det er ikke antallet adresser i seg selv som gir oss arbeid, det er variasjon, spesialtilfeller og endringer som genererer arbeidsoppgaver. Samtidig gir volumet i e-poster og vedleggstørrelse økende krav og større belastning slik at vi må justere kapasiteten. Sletting av gamle og irrelevante e-poster er en lite utviklet ferdighet.

– Hva med oss som er en smule stolte over institutt- eller administrasjonstilhørigheten som signaliseres etter alfakrøllen. Hvorfor tar dere dette fra oss?

Vi er klar over det, men instituttilhørigheten forsvinner jo ikke som sådan. Men det er mange årsaker til forenklingen i e-postadressen. For det første er ikke avdelingsnavn og instituttnavn varige. Vi har i løpet av de snart 30 årene vi har brukt internettbaserte e-postadresser ved UiB hatt en god del organisatoriske endringer på institutt og avdelingsnivå, og dette vil neppe stoppe opp. Både det å kommunisere dette eksternt og internt, og å administrere dette blir ikke enklere med tiden. Vi får en varig akkumulerende kompleksitet i aliaser som peker hit og dit. Navnelikhet kan forekomme i en kontekst, men ikke i en annen. Samtidig er e-post en viktig kommunikasjonskilde og det er vesentlig enklere å huske og håndtere e-postadresser kun med @uib.no. Samtidig er det flere systemer knyttet til kommunikasjon og samhandling som bruker det som står etter alfakrøllen i konfigurering og oppsett. Et eksempel på dette er Microsoft Lync som vi ønsker å tilby folk å kunne bruke i større grad. Med enhetsnavn i adressen betyr det at de vi skal koble oss direkte mot, og de vi sier vi ønsker skal stole på oss må forholde seg til over 50 ulike enheter ved UiB, i stedet for en. Da er det ikke bare oss denne kompleksiteten berører, det er også andre den berører. Det blir lettere å kommunisere med UiB etter omleggingen.

– Er det noe som kan gå galt i overgangen til nye adresser?

I utgangspunktet svært lite siden gamle adresser skal fortsatt virke i minimum 10 år. Men det er en ting folk må være oppmerksom på. Når man nå sender en e-post, så vil avsenderadressen bli ny. I noen automatiske e-postlister og i enkelte systemer er fra-adressen en parameter som styrer om en e-post godtas eller ikke. Her må man typisk registrere seg på nytt når man får ny sådan.

– Hvordan gjør denne endringen epost-administasjon lettere for IT-avdelingen?

Vi slipper å ha folk til å kontrollere og fikse problemer med aliaser, og oppdater disse manuelt. Dette er et krevende, hvor det er lett å gjøre feil og mye manuelt arbeid. All administrasjon av e-post knyttet til at folk flytter organisatoriske enheter innen UiB og folk som er tilknyttet flere enheter bortfaller.

– Hvordan løser dere egentlig epost-adresser for folk med samme navn?

Dette problemet har vi allerede, men her ønsker vi å bli mer fleksible. Det vi gjør nå er at vi innfører en ordning der disse får lov til å velge alias, selvfølgelig innen rimelighetens grenser; det må ha en tilknytning til vedkommende navn. Flere av disse har ubrukte mellomnavn som kan benyttes. De som har navnelikhet, har også navnelikhet i andre sammenhenger, for eksempel i forbindelse med private e-post, og har laget seg aliaser de bruker i den sammenhengen. Da bør de kunne få bruke de samme aliasene dersom de ønsker det.  Totalt er det ca 40 personer ved hele UiB dette angår slik at dette skal vi klare å løse.

 Har dere merket noen endring i epost-bruken ved UiB, spesielt etter Facebook og Twitter ble populært?

Siden 90-tallet har bruksmønsteret endret seg betydelig. Lenge hadde studenter og ansatte sin første kjenning med Internet via UiB, og e-post og news var viktigste internettbaserte kommunikasjonskanaler.  Nå har mange brukt nettet siden barneskolen og deres kontotilknytning til UiB har mer av preg av yrkes/studietilknytning og de har oftest personlige adresser og sosiale media de forholder seg til i større grad. Mens epost og news var de store tjeneste før, har news forsvunnet, epost  blir relativt sett mindre brukt mens mye kommunikasjon foregår i sosiale medier og med mobiltelefon.

– Hvordan har overgangen til den nye webmail-løsningen gått? Møtte dere på noen spesielle utfordringer?

Det store bildet har vært at det har godt bra. Det var litt forvirring i begynnelsen men ingen store problemer.

– Hva mener du selv om epost, elsk eller hat?

Jeg fikk e-post i 1987 da jeg ble hovedfagsstudent på informatikk og har brukt det siden. Er kanskje i overkant operativ, men min private e-post bruker jeg mindre enn før, nå er det mer sosiale media for meg. Men jeg husker jeg ble ganske forbløffet da vi traff en av de største fagpersonene i informatikk, professor Donald Knuth i 1988 og han fortalte at han allerede da hadde sluttet å bruke e-post på grunn av spam og e-postmengden. Knuth er en legende innen informatikk og det var en overaskende melding for unge hovedfagsstudenter som på det tidspunktet syntes e-post var helt fantastisk. Når jeg tenker tilbake, så opplever jeg at folk er blitt mer kritisk i bruken uten at jeg kan dokumentere det. Men det er et uunnværlig verktøy og noe av det mest kritiske systemet vi har.

Takk til Tore Burheim for informative og utfyllende svar!